Wie Steuerberater die GoBD-Hürde nehmen

Belegportal hilft bei Compliance-Themen

Digitale Belege sind unverlierbar

Die GoBD-Anforderungen an Belege sind erfüllt, sobald diese in das Scopevisio Belegportal hineingescannt wurden. Sie sind dann, wie von den GoBD gefordert, sicher, unveränderbar, unverlierbar, auffindbar und geordnet gespeichert. Damit das für Mandanten noch einfacher wird, haben wir eine Scan-App entwickelt, die Papierbelege sicher, nach allen Kriterien des ersetzenden Scannens, mit einem Knopfdruck in das Scopevisio-Belegportal befördert.

Digitale Belege sind nachvollziehbar

Die erforderliche Nachvollziehbarkeit ist durch eine lückenlose Versionshistorie garantiert, die direkt am Beleg gespeichert ist. Ja mehr noch: Durch die Verknüpfung von Belegbild und Belegdatensatz – sowie weitere Informationen, z. B. zugehörige Verträge, die per „Drill-Down“ direkt zugänglich sind – kann jeder Geschäftsvorfall prospektiv und retrograd zurückverfolgt werden. Das freut den Betriebsprüfer vom Finanzamt – und Steuerberater sowie Mandant ersparen sich zeitraubende Nachfragen und Nachforschungen.

Digitale Vorgänge erlauben zeitgerechte Erfassung

Das ist besonders für Kassen wichtig, die taggenau erfasst werden müssen. Der Mandant kann mit einem Fingertipp in seinem Smartphone oder auf dem PC vorbereitete Geschäftsvorfälle erfassen und eventuelle Belege einfach abfotografieren. Klick – schon ist der Beleg mit dem Vorgang verknüpft. Ein Kassensturz ist jederzeit möglich. Ausgangsrechnungen werden direkt in der Scopevisio-Software erfasst und sind damit auch schon vorkontiert. Eingangsrechnungen werden per Volltexterkennung ausgelesen und können größtenteils automatisiert verarbeitet werden. ZUGFeRD-Rechnungen werden vollautomatisch erkannt. Postlaufzeiten, Porto, Erfassungs-, Such- und Zuordnungsaufwand entfallen.

Verfahrensdokumentation und Internes Kontrollsystem

IKS und Verfahrensdokumentation nach GoBD und TR 03138 sind systemseitig vorbereitet. Ein Workflow für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtert dem Mandanten das Arbeiten nach dem Vier-Augen-Prinzip. Jeder Verarbeitungsschritt wird systemseitig protokolliert – mit Zeitstempel und Urheber. Die Bearbeitungsstempel und -vermerke, die früher manuell aufgebracht werden mussten, setzt jetzt die Software vollautomatisch.

Maschinelle Verarbeitungsfähigkeit und Zugriff der Finanzverwaltung

Dass die maschinelle Verarbeitungsfähigkeit in einem voll digitalisierten Workflow garantiert ist, bedarf keiner näheren Erläuterung. Doch wie ist es mit der Einsichtnahme der Finanzverwaltung? Manche Daten möchte man ja nicht so gerne herzeigen. Kein Problem – durch differenzierte Berechtigungseinstellungen kann die Finanzverwaltung den Zugang bekommen, den sie braucht – nicht mehr und nicht weniger.

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